KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI MEVZUATI UYARINCA GENEL AYDINLATMA METNİ
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
KAYNES ULUSLARARASI EĞİTİM BELGELENDİRME VE DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“KAYNES” veya “Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği ve gizli tutulması hususunda azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) nezdinde veri sorumlusu sıfatıyla, elde ettiğimiz kişisel verilere ilişkin Kanun’a uygun hareket edebilmemizi teminen aydınlatma yükümlülüğü kapsamında aşağıdaki hususları bilgilerinize sunuyoruz.
2. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve İşleme ve Aktarılma Amaçları
Kişisel verileriniz, KAYNES tarafından sunulan hizmet ve ticari faaliyete ilişkin olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber Şirketimiz tarafından hizmetlerin en iyi şekilde sunulabilmesini sağlamak maksadıyla işlenmektedir. Bu kapsamda;
Müşterilerimiz/müşterilerimizin çalışanı/irtibat kişisi/ortağı/yetkilisi/sınav görevlisi olmanız halinde; sınava girecek adayların bilgileri (kimlik, iletişim bilgileri vs), sınavların açılabilmesi, Mesleki Yeterlilik Belgesi’nin düzenlenebilmesi, gözetim işlemlerinin yapılması amacıyla hukuki zorunluluklar nedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’ya web portal aracılığıyla aktarılmaktadır. Yasal olarak yapılması gereken denetimlerde (MYK ve TÜRKAK denetimleri vs), söz konusu kurum/kuruluşlarla talep ettikleri bilgi, belge ve kayıtlar (görüntülü/sesli sınav kayıtları dahil) hukuki zorunluluklar nedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde paylaşılmaktadır. Sınava girecek adayların adayların sınav işlemleri yazılım sistemi üzerinden takip edildiği için, adayların, değerlendirici, gözetmen ve karar vericilerin kimlik bilgileri yazılım firması ile paylaşılmaktadır. 5544 Sayılı Kanun ve ikincil düzenlemeler gereği sınavlar esnasında alınan görsel/işitsel kayıtlar, kurumumuz hizmetlerinin sunulabilmesi ve hukuksal, teknik ve idari sonucu olan faaliyetler ve bunlardan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla 1 yıl süreyle saklanmaktadır. Adayların kimlik bilgileri, sınavdan çıkar çatışması beyanının alınabilmesi için adayın sınavında görevlendirilecek değerlendirici, gözetmen ve karar verici kişilerle paylaşılmaktadır. Sınavlarda görev alacak gözetmen, değerlendirici, karar verici gibi sınav görevlilerinin MYK web portal’da onaylanmaları amacıyla ve sınırlamalar çerçevesinde kişisel verileri portal üzerinden MYK’ya bildirilmektedir. Adaylar adına sınav ve belgelendirme ücreti yatıran adayların çalışmakta olduğu firmalara diğer yasal sorumluluklar nedeniyle adayların sınav sonuçları aktarılmaktadır. Adayların başvuru yaptığı, 5174 Sayılı Kanun ile kurulmuş olan Oda ve Borsa’ların görevlendirdiği kişilere adayların sınav sonuçları diğer yasal sorumluluklar nedeniyle aktarılmaktadır. Finansal kayıtların tutulması ve faturalandırma işlemlerinin etkin bir şekilde yapılabilmesi amacıyla, sınava başvuru yapan adayların bilgileri hizmet alınan mali müşavirle paylaşılmaktadır.
Bu hususlara ek olarak, KAYNES’in hizmetlerinden yararlanan müşterilerin, taşeronların, tedarikçilerin, iş ortaklarının, hizmet alınan danışman firmaların çalışanı/irtibat kişisi/ortağı/yetkisinin kimlik, iletişim, finansal, hukuki işlem verileri sözleşme süreçlerinin, iş sürekliliğinin sağlanması ve iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, finans ve muhasebe işlerinin, mal/hizmet satın alım, mal/hizmet satış süreçlerinin, denetim/etik faaliyetlerinin, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, talep halinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, bilgi sistemlerinin sürekliliğinin sağlanması, saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi, ilgili mevzuata ve KAYNES politika ve prosedürlerine uyum sağlanması amaçlarıyla sınırlı olarak işlenmektedir. Bu doğrultuda;
• Kişisel veriler, MYK mevzuatı gereği 10 yıl boyunca saklanmakta, süre sonunda imha edilmektedir.
• Sınavlar boyunca kaydedilen görüntü/ses kayıtları, 1 yıl boyunca saklanmakta, süre sonunda imha edilmektedir.
3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nin 2. maddesinde açıklanan amaçlar ile Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak Kanun’un 5. maddesinde belirtilen; sözleşmenin ifası, hakkın tesisi, kullanılması veya kurulması, veri sorumlusunun meşru menfaati ve açık rızanızın bulunması hukuki sebeplerine dayalı ve bunlarla sınırlı olarak; otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, işvereniniz tarafından veya tarafınızca doğrudan elektronik posta adresimiz vasıtasıyla iletilen sözlü veya yazılı bilgiler, Şirket faaliyetleri kapsamında kullanılan uygulama ve yazılımlar aracılığıyla toplanabilmektedir.
4. Yurtdışına Veri Aktarımı : Şirketimiz, yurtdışına veri aktarımında bulunmamaktadır.
5. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Haklarınız
Kişisel verilerin korunması mevzuatı çerçevesinde, kişisel verilerinizin; işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve tarafımızca bu amaçlara uygun olarak kullanıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme, işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyorsanız bu duruma itiraz etme, Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle bir zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarınız mevcuttur. Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, www.kaynes.com.tr linkinden “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca Hacıhalil Mahallesi 1225/1 Sokak No :10 Gebze / KOCAELİ adresine yazılı olarak ve kimlik teyidinizin yapılması sağlanarak bizzat veya üyeliğinizin teyit edildiği elektronik posta üzerinden info@kaynes.com e-posta adresine iletebilirsiniz.Şirketimiz, Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen tarife uygulanacaktır. Talebin reddedilmesi halinde, red nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilecektir.
AD - SOYAD : İMZA :
